Geplaatst op 1-4-2023 door administratie
Documenten inscannen is iets dat regelmatig terugkomt. Als u wilt digitaliseren, kan dit betekenen dat u in een zo kort mogelijke tijd erg veel documenten moet inscannen. Een groot en lastig karwei? Dat hoeft het niet te zijn met deze tips voor documenten inscannen.
Tips voor een document scannen
Documenten goed inscannen begint met het installeren van uw scanner. Als u optimaal de functies van juwscanner wilt gebruiken, is een complete installatie vereist. Zeker bij digitaliseren moet u veel documenten scannen. Steeds een document los scannen, is dan te veel werk. Wat kunt u doen om documenten goed en snel te scannen? Zorg dat u een scanner heeft met documentinvoer. Verzamel meerdere documenten om in één keer te scannen. Verwijder alle nietjes en paperclips en leg de stapel in de documentinvoer zodat ze allemaal tegelijk ingescand worden. Documenten kunt u later afzonderlijk opslaan door ze te splitsen.
Tips voor een foto scannen
Om foto’s te scannen heeft u een scanapparaat nodig die kleuren kan scannen. Hoe zorgt u voor goede scans? Maak gebruik van een scanner met een hoge dpi-waarde. Dit cijfer geeft aan hoeveel dots per inch de scanner kan scannen. Hoe meer dots, hoe scherper de foto’s gescand worden en hoe beter de kwaliteit van de foto’s dan ook is. Foto’s scannen duurt langer dan tekstdocumenten scannen. Kies daarom bij het scannen van foto’s voor een scanner met voorbeeldweergave. Dan kunt u, voor u de scan laat beginnen, zien of de foto recht onder de scanner ligt en volledig gescand wordt.
Overige tips voor documenten inscannen
Met digitaliseren heeft u alles netjes op je computer, de server of in de cloud staan. Digitale documenten vergemakkelijken het opzoeken van gegevens. Dat gaat veel sneller dan wanneer u in archiefkasten moet zoeken.
Overige tips voor documenten inscannen bij digitalisering:
Bewaar de originele documenten. Bewaar de gegevens die u dagelijks nodig heeft in een map of klapper met de originele papieren exemplaren. Denk bijvoorbeeld aan facturen of de lijst met werknemers en contacten. Maak back-ups. Het is altijd raadzaam om een back-up van je digitale gegevens te maken. Mocht er iets gebeuren, dan heeft u van alle gegevens nog een back-up. Stel bijvoorbeeld in dat u dagelijks of wekelijks alle bestanden bijwerkt, zodat uw back-up ook up-to-date blijft. Maak bestanden vindbaar. Bedenk vóór u documenten gaat inscannen onder welke bestandsnaam u deze opslaat. Met een goede, duidelijke bestandnaam kunt u namelijk documenten veel sneller terugvinden. Geef ze daarom toepasselijke ‘tags’. Succes met scannen!
